कॉपी कहाँ धोखा देती है
उधार की कॉपी ग़लत नहीं है, बस नाज़ुक है। दिक़्क़तें हमेशा यही होती हैं:
- कोई चालू जोड़ नहीं। एक ग्राहक का कितना बाकी है, यह जानने के लिए पूरा पन्ना फिर से जोड़ना पड़ता है, और हर बार ग़लती का मौक़ा।
- आंशिक भुगतान खो जाते हैं। ₹1,200 में से ₹500 मिले, यह कहीं लिखा तो है, पर हमेशा उसी बिल के पास नहीं।
- किसी को याद नहीं रहता कि बाकी कितना पुराना है। एक हफ़्ते का ₹2,000 और तीन महीने का ₹2,000, दोनों अलग समस्याएँ हैं।
- याद दिलाना अटपटा लगता है। काउंटर पर, दूसरे ग्राहकों के सामने पक्के ग्राहक से पैसे माँगना ज़्यादातर मालिक टालते रहते हैं।
- एक खोई या भीगी कॉपी महीनों का बकाया मिटा सकती है।
डिजिटल खाते में ये पाँच चीज़ें ज़रूरी हैं
उधार के लिए जो भी ऐप लें, उसमें कम से कम ये पाँच काम होने चाहिए। वरना वह बस स्क्रीन पर रखी कॉपी है।
- हर ग्राहक का चालू बाकी, जो उधार पर बिल बनते या पैसे आते ही अपने आप बदले।
- हर एंट्री उसके बिल से जुड़ी हो, ताकि झगड़ा याददाश्त से नहीं, बिल खोलकर सुलझे।
- आंशिक भुगतान: कुछ अभी, बाकी उधार में, उसी बिल पर।
- हर बाकी कितना पुराना है, यह दिखे, ताकि सबसे पुराना पैसा पहले वसूला जाए।
- सही रकम के साथ एक विनम्र याद-दहानी आपकी ओर से भेजे, ताकि आमने-सामने माँगना न पड़े।
DukanUp में, एक-एक कदम
DukanUp में उधार खाता बिल का ही हिस्सा है, अलग कॉपी नहीं, इसलिए कुछ भी दो बार नहीं लिखना पड़ता।
- ग्राहक का बिल हमेशा की तरह बनाएँ। पेमेंट पर Credit चुनें और ग्राहक चुनें। अगर वह अभी कुछ पैसे दे, तो वह रकम डालें, बाकी अपने आप उसके खाते में चला जाएगा।
- किसका कितना बाकी है, यह देखने के लिए Sales खोलें, फिर Khata टैब। हर ग्राहक, उसका बाकी और कितने दिन से, सब दिखता है। सबसे ज़्यादा बाकी या सबसे पुराने के हिसाब से लगाएँ।
- जब ग्राहक पैसे दे, उसका पेज खोलें और Record payment दबाएँ। रकम और नकद या UPI चुनें, बाकी तुरंत बदल जाता है।
- याद दिलाने के लिए उसके पेज पर Remind दबाएँ। उसके बाकी के साथ WhatsApp मैसेज तैयार मिलेगा।
पुरानी कॉपी को कैसे लाएँ
महीनों का पुराना हिसाब ऐप में उतारने की ज़रूरत नहीं। इसके बजाय:
- आज से शुरू करें। अब से हर उधार की बिक्री ऐप में जाए।
- पुराने बाकी के लिए, हर ग्राहक का कुल बाकी ओपनिंग बैलेंस के रूप में डालें, जिस दिन वह अगली बार आए या पैसे दे। इस तरह रकम उसके सामने पक्की हो जाती है।
- आख़िरी पुराना बाकी चुकने तक पुरानी कॉपी रखें, फिर संभालकर रख दें।
DukanUp के Free प्लान में उधार खाता 25 ग्राहकों तक है। Plus में कोई सीमा नहीं। बिलिंग किसी भी प्लान पर कभी सीमित नहीं होती।
तीन आदतें जो पैसा वापस लाती हैं
- हफ़्ते में एक बार खाता “सबसे पुराने” के हिसाब से देखें। पुराने बाकी ही चुपचाप नुक़सान बन जाते हैं।
- हर हफ़्ते या महीने एक ही दिन याद दिलाएँ, ताकि ग्राहक उम्मीद करें और यह कभी निजी न लगे।
- पैसे आते ही, अगले ग्राहक से पहले, भुगतान दर्ज करें। बाद में लिखने को रखा भुगतान भूल जाने वाला भुगतान है।
सवाल
अगर फ़ोन खो जाए तो क्या फ़ोन पर रखा खाता सुरक्षित है?
DukanUp में आपका खाता फ़ोन के साथ हमारे सर्वर पर भी रहता है, इसलिए नए फ़ोन पर साइन इन करते ही वापस आ जाता है। खोई हुई कॉपी हमेशा के लिए चली जाती है।
क्या मेरे ग्राहक को दिखेगा कि उस पर कितना बाकी है?
जब आप याद दिलाते हैं, WhatsApp मैसेज में उसका बाकी लिखा होता है। उसे ऐप की ज़रूरत नहीं।
क्या पुरानी एंट्री एक-एक करके डालनी होंगी?
नहीं। हर ग्राहक का मौजूदा कुल बाकी ओपनिंग बैलेंस के रूप में डालें और वहीं से आगे बढ़ें। कुछ भी पिछली तारीख़ में डालने की ज़रूरत नहीं।
